Caso de estudio · Logística
Unificamos la operación de una empresa de transporte con +200 vehículos en un solo CRM
La empresa gestionaba cotizaciones en Excel, despachos por WhatsApp y facturación en otro sistema. Cuatro herramientas que no se hablaban entre sí. Construimos un CRM que conectó todo: comercial, operaciones y administración en una sola plataforma.
Lo que construimos
Un CRM que conecta comercial, operaciones y facturación
Vista real del dashboard operativo con tracking de flota, despachos activos y actividad en tiempo real.
Gestión de clientes y cotizaciones
Pipeline comercial completo: desde el primer contacto hasta la cotización aprobada. Historial de interacciones, seguimiento automático y alertas de cotizaciones sin respuesta.
Tracking de despachos en tiempo real
Mapa en vivo con la ubicación de cada vehículo y el estado de cada despacho. Integración con GPS existente y timeline de estados visible para el equipo interno y el cliente.
Asignación inteligente de vehículos
Sugerencia automática de vehículo según ubicación, disponibilidad, tipo de carga y capacidad. Reduce tiempos muertos y optimiza el uso de la flota completa.
Panel de control operativo
Dashboard con métricas en tiempo real: despachos en curso, vehículos disponibles, alertas de demoras y KPIs de rendimiento por chofer, ruta y cliente.
Facturación integrada
Despacho entregado y confirmado = factura generada automáticamente. Sin doble carga de datos, sin planillas intermedias, con integración al sistema contable existente.
Reportes y analytics automatizados
Reportes semanales y mensuales generados sin intervención manual. Métricas de rendimiento, costos por ruta, tiempos de entrega y comparativos históricos.
El problema
7+ herramientas, 0 visibilidad
La empresa movía más de 600 despachos semanales con una flota de 200+ vehículos. Pero la operación diaria dependía de planillas Excel, grupos de WhatsApp y un sistema de facturación que nadie quería usar. Cada área tenía su propia fuente de verdad, y ninguna coincidía con las demás.
El equipo comercial cotizaba en Excel y enviaba PDFs por mail. Si un cliente llamaba para preguntar el estado de un envío, nadie tenía la respuesta en menos de 10 minutos. Los reportes semanales se armaban a mano cada viernes, consumiendo medio día del equipo de operaciones. La gerencia tomaba decisiones con datos de la semana anterior. Cuando ya era tarde para corregir.
Cotizaciones en Excel que se perdían
Más de 400 solicitudes de cotización por mes gestionadas en planillas sin control de versiones. Se duplicaban, se perdían y no había forma de saber cuáles se habían cerrado.
Sin tracking de despachos en tiempo real
Los clientes llamaban para preguntar dónde estaba su carga. El operador tenía que llamar al chofer, esperar respuesta y devolver la llamada. Proceso de 10-15 minutos por consulta.
Asignación manual de vehículos
El jefe de flota asignaba vehículos de memoria o con una planilla desactualizada. No se consideraba ubicación actual, tipo de carga ni disponibilidad real. Había vehículos parados mientras otros hacían horas extra.
Reportes armados a mano cada viernes
El equipo de operaciones dedicaba medio día a consolidar datos de distintas fuentes para armar el reporte semanal. Los números llegaban tarde y a veces con errores de consolidación.
Clientes sin visibilidad de sus envíos
No existía un portal ni notificaciones automáticas. Cada consulta de estado generaba una cadena de llamadas internas que congestionaba al equipo de operaciones.
Funcionalidades
Lo que hace el CRM en el día a día
Dashboard operativo
Vista en tiempo real de todos los despachos activos, estado de cada vehículo, alertas de demoras y resumen de KPIs del día. El gerente de operaciones abre una pantalla y tiene todo.
Cotizador automático
El comercial ingresa origen, destino y tipo de carga. El sistema calcula precio en base a tarifas configuradas, distancia y tipo de vehículo requerido. Cotización lista en 2 minutos, no en 2 horas.
Seguimiento de despachos
Timeline de estados desde la carga hasta la entrega. Cada cambio de estado dispara una notificación automática por WhatsApp al cliente. Sin llamadas, sin esperas.
Asignación inteligente
El sistema sugiere el mejor vehículo disponible cruzando ubicación GPS, capacidad de carga, tipo de vehículo y agenda del chofer. El despachador confirma con un click.
Reportes automatizados
Cada lunes a las 8am, el reporte semanal está en la bandeja de entrada de gerencia. Métricas de cumplimiento, costos, tiempos promedio y comparativo con semanas anteriores.
Facturación automática
Cuando un despacho se marca como entregado y el cliente confirma recepción, el sistema genera la factura y la envía. Cero intervención manual, cero demoras en la cobranza.
Arquitectura
Decisiones técnicas y por qué las tomamos
El dashboard necesita mostrar posiciones de flota en tiempo real, estados de despacho actualizándose cada pocos segundos y múltiples vistas simultáneas sin que la interfaz se trabe.
TypeScript para tipar la complejidad de estados (cotización, despacho, tránsito, entregado, incidencia). WebSockets para que las posiciones de vehículos y los cambios de estado se reflejen en el dashboard sin necesidad de refrescar. Componentes optimizados para re-renderizar solo lo que cambia.
200+ vehículos reportando posición cada 30 segundos generan un volumen de conexiones concurrentes que un servidor HTTP tradicional no soporta de forma eficiente.
Node.js maneja las conexiones concurrentes con un event loop no bloqueante. Servidor WebSocket separado del API REST para aislar la carga de tracking del resto de la aplicación. Si el tracking tiene un pico, las cotizaciones y la facturación siguen funcionando normalmente.
Clientes, cotizaciones, despachos, remitos y facturas tienen relaciones complejas entre sí. Los reportes de rentabilidad por ruta o cliente requieren queries que cruzan múltiples tablas.
Base relacional que mantiene la integridad referencial entre entidades. Índices compuestos para que los reportes de rentabilidad por ruta, cliente o período se ejecuten en segundos incluso con meses de historia. Particionamiento por fecha para que el volumen de tracking no degrade las consultas operativas.
Los clientes llaman para preguntar dónde está su envío. El equipo de operaciones pierde tiempo respondiendo consultas que el sistema ya tiene resueltas.
Cada cambio de estado del despacho dispara una notificación automática por WhatsApp al cliente: "Tu envío salió del depósito", "En camino, llegada estimada 14:30", "Entregado". Redujo las llamadas de consulta de estado en más del 60%. El canal que el cliente ya usa, sin instalar nada.
Los despachantes planificaban rutas manualmente y no tenían visibilidad de la flota completa. Sin datos de posición, no podían reasignar vehículos ante imprevistos.
Mapa en tiempo real con la posición de cada vehículo, integrado con los GPS ya instalados. Cálculo de rutas óptimas considerando tráfico, zonas de restricción y ventanas horarias de entrega. El despachante ve toda la flota en un panel y puede reasignar envíos con drag-and-drop.
Resultados
De 10–15 minutos por consulta a respuesta instantánea desde el panel.
Excel, WhatsApp, facturación y planillas reemplazados por una sola plataforma.
Gestionados desde un solo panel con tracking, asignación y métricas por unidad.
Sprints de 2 semanas con entregables funcionales desde la semana 4.
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